PPT 잘 만드는 법 #2 구조화/시각화

PPT 작성 원칙을 이해하셨다면, 이제 PPT 슬라이드 장표에 어떻게 내용을 표현할 것인지를 고민해야 합니다. 

PPT 잘 만드는 법 #1 작성 원칙

 

저는 PPT 보고서를 작성할 때
크게 2단계를 거칩니다. 
1. 구조화 
2. 표현

 

1. 구조화란?

일정한 기준에 따라 정보를 분류하거나 그룹핑하고, 또는 재배열하는 과정을 말합니다.

 

1-1. 구조화의 원리: MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) 
항목들이 상호 배타적이면서, 모였을 때는 완전히 전체를 이루는 것을 의미합니다. 즉, 상호 배타적이라는 것은 서로 간에 중복되는 내용이 없다는 의미이고, 완전히 전체를 이루었을 때 누락되는 내용이 없다라는 것입니다. 

MECE - 구조화 기법

 

1-2. 보고서에 MECE를 적용하면? 
보고서나 기획서 내용을 구조화하려고 할 때, MECE의 개념을 잘 활용하면 분석 내용의 중복이 없으면서도, 누락이 생기는 것을 방지할 수 있습니다. 즉, 어떠한 문제나 대상을 이해하고자 할 때, 여러 측면에서 분석할 수 있도록 해주는 동시에 누락된 부분이 없도록 도와주기 때문에 논리적인 보고서를 작성하는 데에 큰 도움이 됩니다. 

이때 MECE는 어떤 대상을 분석 및 구체화하기 위한 도구이자, 전체 현황 파악을 통해 문제의 원인과 해결방안을 찾아나가는 도구로써 활용됩니다.

예를 들자면, 3C는 MECE의 대표적인 Tool 입니다. 3C는 거시적인 비즈니스 환경을 고객(Customer), 경쟁사(Competitor), 자사(Company)로 좀 더 세분화하여 분석할 수 있게 해주는 도구입니다. 비즈니스 환경을 중복과 누락이 없게 분류된 분석도구라고 할 수 있습니다.  

또 다른 예로는, OO시스템 도입을 통한 기대효과를 분석하고자 할 때 정량적 효과와 정성적 효과로 나눈다면 MECE하게 분류했다고 볼 수 있습니다. 서로 간에 중복이 없고, 누락된 항목이 없다고 판단할 수 있기 때문입니다. 더 나아가 조금 주관적일 수는 있지만 정성적 효과를 효율성/투명성/가시성 등으로 나누어 MECE 하게 내용을 정리할 수도 있습니다.

 

2. 표현: 레이아웃, 시각화

 

전달하고자 하는 내용의 목차나 방향성이 정해졌다면, 1) 내용에 적합한 레이아웃 선택 2) 직관적인 시각화로 표현하는 것이 필요합니다.

 

2-1. 레이아웃 

<고려사항> 
사람들은 보통 보고서를 읽을 때, 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 시선이 흘러가고, 텍스트보다는 이미지에 먼저 시선이 가므로 이를 감안하여 레이아웃을 선택하고 작성하는 것이 좋습니다.  

 

레이아웃의 유형은 매우 다양하지만, 자주 쓰는 레이아웃을 유형별로 간단히 정리하면 아래와 같습니다.

 

(예시 1) 나열형 레이아웃

나열형 레이아웃 1(PPT)

나열형 레이아웃 2(PPT)

 

(예시 2) 순서형 레이아웃

순서형 레이아웃 (PPT)

 

2-2. 시각화
시각화 수단으로는 도형, 표, 차트 등이 있습니다. 만일 텍스트로만 정리하고 싶다면, 해당 내용을 소제목과 본문으로 나누어 가독성을 높일 수도 있습니다. 또는 텍스트가 너무 많다면, 도형이나, 표, 차트 등을 이용해서 텍스트를 줄일 수 있습니다. 텍스트 내용을 도식화하면 좀 더 직관적인 보고서를 만들 수 있습니다.

 

(예시3) 도형, 표, 차트 등을 활용한 시각화

레이아웃 시각화 (PPT)