PPT 잘 만드는 법 #1 작성 원칙

많은 사람들이 'PPT 잘 만드는 법'을 검색합니다. 왜냐하면 학습 발표자료를 만들 때, 기획서/보고서를 작성할 때, 마케팅 자료를 작성할 때 등 PPT를 주로 사용하게 때문이죠.

우리가 PPT를 사용하는 이유는 효과적으로 메시지를 전달하기 위해서입니다. 즉, 디자인이 화려한 PPT가 아니라, 제 3자의 입장에서 이해하기 쉬운 '객관적인 메시지 전달하기'에 중점을 두는 것입니다. 이 점을 염두에 두고 저만의 PPT 작성 노하우를 공유하고자 합니다.

 

PPT 작성 노하우는 1편, 2편으로 나누어 설명하려고 합니다.

• #1 - PPT 작성 원칙
• #2 - PPT 구조화/시각화

<보고서 작성 원칙>
1. 상대방(청중)의 입장에서 작성하자
2. 목적에 맞게 작성하자.
3. 쉽고 친절하게 작성하자.

 

상대방(청중)의 입장에서 작성하자.

PPT를 작성할 때 가장 먼저 고려해야 할 것은 상대방(청중)입니다. 모든 문서가 그렇겠지만 이 PPT 보고서를 누가 읽거나 보게 될 것인지 생각해봐야 합니다. 예를 들어, 상대방이 실무 담당자인지, 고위 임원인지, 고객사인지 먼저 파악해야 합니다. 그리고 이들의 입장/관점에서 궁금해하는 내용이 무엇인지 파악하고, 어떤 방식으로 이야기를 전달할 것인지 고민해야 합니다.

 

목적에 맞게 작성하자.

상대방(청중)이 파악되고 나면, 이에 따라 PPT 보고서의 목적도 자연스럽게 파악됩니다. 고위 임원이 대상이라면 1-PAGE 핵심 요약 형식의 간결한 문장으로 업무 내용을 보고해야 할 것이고, 실무 담당자라면 업무 기준이나 절차, 프로세스 위주의 상세한 업무 내용을 전달하는 것이 목적일 것입니다. 또한 고객사라면, 홍보용 문구와 함께 시각적인 마케팅 자료를 활용하여 기업의 매출을 극대화하는 것이 목적이겠죠.

아래는 임원을 대상으로 한 PPT 보고서 장표의 예시입니다. 보통은 첫 장은 1-PAGE 형식의 해당 업무의 추진 배경 및 목적, 범위, 주요 추진 내용을 텍스트만으로 간결하게 정리하여 보고서를 작성합니다.

 

(예시 1) 임원 보고서

임원 보고서 1PAGE

 

아래는 실무자를 대상으로 한 PPT 보고서 장표의 예시입니다. 앞에서 본 1-PAGE 장표에 적힌 문장 단위로 1장씩 상세한 보고서 장표가 구성됩니다.

 

(예시 2) 실무자 보고서

실무자 보고서

위의 내용은 하나의 예시일 뿐이고, 보고서의 목적과 전달하고자 하는 내용에 따라 레이아웃은 매우 다양해질 수 있습니다.

 

쉽고 친절하게 작성하자.

PPT 내용을 쉽고 친절하게 작성한다는 것은 무조건 쉬운 용어로 순화하여 작성한다는 뜻이 아니라, 보고서 내용이 직관적으로 전달될 수 있도록 1) 1페이지, 1메시지 2) 적합한 레이아웃 선택  3) 상대방의 관점에서 작성하는 것을 말합니다. 즉, 상대방(청중)이 처음 보고서를 읽었을 때, 추가 설명이 필요하지 않을 정도로 쉽고, 의미가 명확하게 전달되는 PPT 보고서를 작성하는 것이 목표입니다. 

 

(1페이지 1메시지)
1개의 페이지(슬라이드)에서는 1개의 메시지로 내용을 구성하고, 간결한 헤드 메시지를 작성합니다.  

(적합한 레이아웃 선택) 
전달하고자 하는 내용에 따라 PPT 레이아웃은 매우 다양한데, 보통은 보고서를 읽는 사람의 입장에서 시선의 흐름에 맞추어 작성합니다. 주로 보고서를 읽을 때, 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 시선이 흘러가고, 텍스트보다는 이미지에 먼저 시선이 가므로 이를 감안하여 작성하는 것이 좋습니다. 

(상대방의 관점에서 작성)
상대방의 관점에서 생소한 내용이나 용어가 있는지, 좀 더 쉽게 설명해야 할 부분이 있는지를 검토해보는 것이 중요합니다. 이를 위해서 검토-수정-검토-수정을 무한 반복하게 되고, 이러한 과정을 통해 점점 더 나은 보고서가 만들어집니다.